Videokonference: Etiku, efektivitu i dobré mravy teprve objevujeme

33

Videohovory, videomeetingy, videokonference. Trend posledního roku stále nabírá na obrátkách a pomalu ale jistě se stává součástí našich běžných životů. Jak jsme se s nimi naučili pracovat a v čem máme stále mezery? A jaká jsou pravidla pro úspěšný konferenční hovor? Přečtete si odborný článek našeho kolegy z holdingu DFMG Tomáše Jindříška, který nedávno vyšel v magazínu Marketing & Media.


Technické překážky jsme u videohovorů vyřešili, s osobními návyky je to ale horší. Chováme se jako řidiči těsně po autoškole.

Když jsem připravoval téma videohovorů, požádal jsem na svých sociálních sítích o názory ostatní. Dostal jsem řadu zajímavých tipů, ale diskutující rovněž zastávali dost zcela protichůdných postojů. Jejich názory se liší v závislosti na typu schůzky, firemní kultuře a motivacích účastníků být, či nebýt součástí dané události. Pokud máte projektový tým, se kterým pracujete pravidelně a znáte se i z reálného světa, je efektivita fungování úplně jinde, než při obchodní schůzce, vidíte protistranu poprvé v životě.

Příprava a moderace

Řešit, že nemám link nebo mi nefunguje korektně nějaká platforma pár minut po zahájení videokonference, je trapas. Je dobré se sejít o pár minut dříve, ať schůzka začne včas. Pokud je platforma nastavena tak, že účastníky musí přijmout organizátor schůzky, je vhodné, aby se také připojil dříve. Lidé tak nečekají v předsálí a mohou se připojovat průběžně, pozdravit se, nezávazně si povídat v menším počtu, můžou otestovat techniku. U větších schůzek je vhodné mít určeného nebo přirozeného moderátora. Když se účastníci znají, je to méně důležité, ale u větších schůzek je to nezbytné.

„ Je zkrátka dobré se sladit a domluvit na začátku pravidla.“

Všimněte si, že třeba lidé, kteří neradi skáčou druhým do řeči, se díky absenci zkušeného moderátora ke slovu vůbec nedostanou. Také jsou vidět zkušenosti z různých platforem. Podle mého pozorování například uživatel Teamsů daleko více používá funkci „ručičky“, kterou se hlásí o slovo, a píše do chatu, zatímco druhá půlka lidí to úspěšně ignoruje a moderátor chat ani virtuální ruce často nevnímá. Je zkrátka dobré se sladit a domluvit na začátku pravidla.

Jak mluvit?

Videokonference zvýrazňují komunikační vlastnosti a rysy lidí. Když je někdo introvert a moc nemluvil ani na fyzických mítincích, na videokonferencích mlčí úplně. Když se někdo rád poslouchá a moc nevnímá signály publika, i zde se jeho chování umocní. Když někdo huhlá, při videokonferenci mu není rozumět už vůbec. Jen když si někdo nevěří a rád čte prezentaci z papíru, najednou zázračně mluví lépe. Nejspíš vše totiž čte z počítače. Jenže lidé to poznají. Nikdo nemá takový literární a přesný přednes. Online mítink nebo seminář je náhrada živé schůzky, nikoliv podcast. Mluvte zřetelně a dělejte pauzy, zapojujte lidi do debaty, ať je trochu vyhodíte z komfortní zóny uklidňující monotónní prezentace. Přerušujte vystoupení, pokládejte otevřené otázky, vynucujte si konkrétní zpětnou vazbu nebo naopak možnost přerušovat něčí monolog.

Kamery ano, nebo ne?

Snad nejvíce rozděluje účastníky videokonferencí názor na to, zda mít zapnuté, nebo vypnuté kamery. Příznivci kamer argumentují pocitem osobnější schůzky a alespoň trochu větší možnosti vnímat neverbální gesta a zpětnou vazbu. Také zmiňují, že se člověk před kamerou musí více koncentrovat a celková energie schůzky je lepší. Radikální příznivci kamer považují vypnuté kamery za projev neslušného chování, nebo dokonce za evidentní deklaraci toho, že účastník nebude dávat pozor a hodlá u toho vařit nebo číst maily.

„ Pokud chcete mít kameru vypnutou, nevyprávějte báchorku o nekvalitním připojení “

Příznivci vypnutých kamer naopak argumentují tím, že existují různé typy schůzek a hodinové pasivnější poslouchání prezentací je něco jiného než krátké obchodní setkání. Uvádějí, že ne na všech schůzkách je nutné být úplně „in“, že je to jako „open-space“ v kanceláři, kde se lidé také baví a dělají více věcí najednou. Jeden ostřílený projektový vlk mi navíc napsal, že u „callů“ rád chodí, právě proto, aby se plně koncertoval, a to prostě se zapnutou kamerou nejde. Sám patřím do prvního tábora, protože realizuji především obchodní schůzky a aktivní brainstormingy. Proto se ke kamerám dost přikláním. Nicméně po měsících vášnivých debat na toto téma přicházím se smířlivým postojem, že každý to má v hlavě jinak a jsou různé situace a různá kulturní prostředí firem. Je třeba se na tom dohodnout a tolerovat jiné vnímání.

B2B konzultantka Lucie Zaki mi napsala, že dostala pozvánku na seminář známého lektora s větou: „Těšíme se, že vás uvidíme, ale dresscode může být neformální…“. Tedy zdvořile formulovaná prosba o zapnutou kameru. V jedné velké korporaci mají kamery trvale vypnuté. Manažeři komunikují primárně mezi sebou, a to především operativní věci, a jsou stále online. Jedno je ale jisté, pokud chcete mít kameru vypnutou, tak k tomu nevyprávějte složitou báchorku o nekvalitním připojení. Obvykle je důvod úplně jiný a všichni účastníci to vědí. Výmluvy na nepořádek, prostředí nebo děti už také neobstojí. Zaprvé narušení dětmi nebo zvířaty se v době „home office“ spíše toleruje a oceňuje jako vítané zpestření schůzky, a především všechny platformy už umožňují zapnout virtuální pozadí.

Hybridní schůzky? Pozor na efekt Gorgony

Dalším polarizujícím tématem je, zda dělat hybridní schůzky, tedy několik lidí online a několik offline. Mnoho lidí je proti, protože to nutně vede k disproporcím v jednání a vytváření aliancí účastníků. Problémem je také opomíjení online účastníků, pokud jsou v menšině. Všechno to jsou relevantní připomínky, ale osobně se domnívám, že jak bude pandemie polevovat, hybridní schůzky budou novým standardem a je nutné se s nimi naučit pracovat. Velmi dobře takto fungujeme u projektu s moravskými kolegy, kdy máme jeden tým v Praze, druhý v Ostravě a řadu lidí na home office. U tohoto projektu se díky videokonferencím naopak komunikace výrazně zlepšila. Pro efektivní smíšenou schůzku je nicméně nezbytně nutné zajistit základní hygienické a technické podmínky.

„ Doporučuji nakoupit techniku a zvýšit komfort všem.“

Možná si pamatujete řeckou legendu o Gorgonách, čarodějnicích, které vlastnily dohromady jenom jedno oko a jeden zub a musely si je pořád půjčovat. Tak to s nadsázkou vypadá, když v zasedačce plné lidí (stačí i jen dva) mají jen jeden notebook a posouvají si kameru i mikrofon. Doporučuji nakoupit techniku a zvýšit komfort všem. Jsou skvělá nákladnější řešení, kdy inteligentní kamery automaticky mění úhel podle toho, kdo mluví.

Nicméně já jsem si oblíbil přenosnou 360° kameru, která vypadá jako větší vajíčko a zabírá všechny účastníky obrazem i zvukem. Koupíte už za pár tisícovek a já ji nosím všude s sebou i na meetingy mimo firmu. Stačí jen připojit do jakéhokoliv počítače USB a hned funguje. V jiné zasedačce máme zase klasickou HD webkameru nasazenou na televizi a paralelně zapojený mikrofon Jabra na stole. Opět řešení za několik tisíc. Když pak k tomu virtuální účastníky promítnete místo notebooku na velké plátno, dá se s trochou nadsázky vytvořit prostředí jako na velícím můstku kosmické lodi Enterprise ze Star Treku, kde hybridní schůzky díky fantazii tvůrců pořádali už v šedesátých letech.

Tipy na zvednutí energie a kvality meetingů

Klíčovým parametrem úspěchu videokonference je samozřejmě udržet energii a neupadnout do stereotypu.

Small Talk

Nezapomínat na „small talk“, úvod, odlehčení. Občas něco proložit vtipem, na začátek říct něco mimo práci. Jak říká investor Stanislav Pavlín, úvodní věty schůzek se změnily z vět „Jak se máte“ na „Slyšíme se?“. I to je možné změnit.

Pojmenovat slabou energii

Podle zakladatelky projektu Managment pro neziskovky Simony Bagarové je třeba vnímat, kdy energie upadá a pojmenovat to nahlas, pracovat s tím.

Interakce diskuzí

Pokládat otázky, zapojovat lidi do diskuse. Agilní kouč Marek Pospíšil doporučuje například otázku typu: „Tome, včera jsme se o tomto bavili, můžeš to, prosím, dále rozvést?“.

Interaktivní nástroje

Je vhodné využívat různé interaktivní pomůcky, sdílet prezentace, ale i třeba používat kolaborativní nástroje, pokud to dává smysl a hodí se to. Psát, kreslit, dělat ankety a testy nebo jinak tvořit společně. Jeden z tipů je i nechat sdílet prezentaci protistranu, ať si klikají sami a udrží si tak svou pozornost.

Přiřadit tvář

O kamerách už bylo napsáno hodně, ale i když jsou vypnuté, dají se na chvíli zapnout, takzvaně se ukázat. A když jsou kamery vypnuté, je dobré mít nahranou alespoň aktuální fotku na profilu platformy, je to osobnější pro protistranu

Dívat se do kamery

Při mluvení se dívat do kamery, ať mají účastníci pocit, že se jim díváte do očí.

Přítomný pohled

Dejte si pozor, když máte zapnutou kameru a děláte jiné věci — dá se to poznat. Kmitající oči = jasné čtení mailů.

Vidět účastníky i při prezentování

Když prezentujete, nevidíte obličeje účastníků a jejich reakce i když máme zapnuté kamery. Většina platforem ale umožňuje plovoucí okno, kdy na části zobrazované prezentace stále zůstávají vidět lidi. Řešením jsou i dvě obrazovky

Přestávky a rozdělení meetingů

Při delší schůzce se nabízí ji rozdělit na kratší a pak ji zase spojit, vytvořit třeba i prostor na „small talk“ a tak dále. Každopádně je důležité i u „callů“ dělat hygienické přestávky. Na to se dost zapomíná. Však víme, kam asi míří člověk během dlouhého hovoru, když na chvíli zhasne jeho kamera a mikrofon.

“Mute” občas být nemusí

Stalo se dobrým zvykem, že na větších meetinzích mají lidé, kteří nemluví, vypnuté mikrofony. Na druhou stranu v určitých případech v menším počtu účastníků můžete zkusit opak. Pokud neruší ozvěna, může to přispět k rychlejší interakci třeba při brainstormingu

Vše nahrát

Po schválení účastníků schůzky také můžete celou akci nahrát a umožnit ji zažít i účastníkům, kteří se nemohli připojit. A samozřejmě se pak můžeme k čemukoliv vrátit.

Osobní upozornění

Nebojte se někomu říct, že mu něco opakovaně nefunguje dobře. Už několika lidem jsem v soukromí řekl, „Karle, promiň, tvůj mikrofon a reproduktory vazbí pokaždé, když se připojíš“ a podobně. Všichni byli obvykle rádi, protože člověk se logicky nevidí a neslyší z druhé strany.

Lidé na meetingu v pohybu

Navzdory tomu, že většina tipů je o tom, jak zvýšit koncentraci, rád u některých mítinků volím dynamické prostředí. Konference v autě? Proč ne. Také jsem rád u několika méně formálních mítinků je realizoval i na kole nebo při chůzi. Navzdory mým původním obavám, kvalitní sluchátka a data zajišťují, že lidé ani nepoznají, že jsem někde jinde. Prozradilo mě až dýchání do kopce. I zde se hodí funkce „mute“

Tomáš Jindříšek, Dark Side

Kompletní článek z magazínu Marketing & Media: